Với nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, thuế thường được xem là một khoản “phải đóng bao nhiêu thì đóng bấy nhiêu”, ít có khả năng điều chỉnh. Tuy nhiên, trên thực tế, nếu doanh nghiệp không rà soát chi phí, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ và các quy định mới về thuế, việc đóng thuế cao hơn mức cần thiết hoàn toàn có thể xảy ra.
Câu chuyện của Anh Tuấn – chủ một công ty xây dựng nhỏ với khoảng 10 nhân sự – là một ví dụ điển hình. Trong nhiều năm, doanh nghiệp của anh vẫn hoạt động đều, có doanh thu, có lợi nhuận, nộp thuế đầy đủ. Nhưng khi so sánh với một số doanh nghiệp cùng ngành, Anh Tuấn nhận ra công ty mình thường phải đóng thuế cao hơn đáng kể. Ban đầu, anh nghĩ đơn giản: “Thuế là cố định, doanh nghiệp có lời thì phải đóng, không tối ưu được”. Chỉ đến khi gặp luật sư thuế, anh mới biết công ty mình đã bỏ lỡ nhiều cơ hội tối ưu thuế hợp pháp.
1. Doanh nghiệp SME dễ đóng thuế “dư” vì đâu?
Đối với doanh nghiệp SME, đặc biệt là các công ty xây dựng nhỏ, hoạt động kế toán – thuế thường phụ thuộc nhiều vào thói quen của kế toán nội bộ hoặc dịch vụ kế toán bên ngoài. Nếu người phụ trách không cập nhật quy định mới, không rà soát kỹ hồ sơ, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng kê khai chưa tối ưu.
Trong trường hợp của Anh Tuấn, kế toán công ty làm việc theo lối cũ: có doanh thu thì ghi nhận, có chi phí thì hạch toán, cuối kỳ tính ra thuế phải nộp. Tuy nhiên, nhiều khoản chi thực tế phục vụ hoạt động kinh doanh lại không được chuẩn hóa chứng từ. Một số hợp đồng thi công chưa quy định rõ hạng mục chi phí, tiến độ thanh toán, trách nhiệm xuất hóa đơn. Có những khoản chi cho nhân công, vật tư phụ, vận chuyển, khảo sát công trình… phát sinh thật nhưng hồ sơ chưa đủ chặt chẽ để được tính là chi phí hợp lệ.
Theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp, căn cứ tính thuế là thu nhập tính thuế và thuế suất; thu nhập tính thuế được xác định sau khi trừ thu nhập được miễn thuế và các khoản lỗ được kết chuyển theo quy định. Điều này cho thấy, nếu chi phí hợp lệ không được ghi nhận đúng, thu nhập tính thuế có thể bị đội lên, dẫn đến số thuế phải nộp cao hơn.
2. Nghĩ rằng “thuế là cố định” là sai lầm phổ biến
Một sai lầm lớn của nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ là cho rằng tối ưu thuế đồng nghĩa với né thuế hoặc trốn thuế. Vì sợ rủi ro, họ chọn cách “đóng cho chắc”, miễn là không bị cơ quan thuế hỏi đến. Nhưng cách làm này không phải lúc nào cũng an toàn và hợp lý.
Tối ưu thuế hợp pháp không phải là che giấu doanh thu, lập hóa đơn khống hay ghi nhận chi phí không có thật. Ngược lại, đó là việc doanh nghiệp tổ chức lại hồ sơ, hợp đồng, chứng từ, dòng tiền và quy trình kế toán để những khoản chi thực tế, hợp pháp, phục vụ hoạt động kinh doanh được ghi nhận đúng.
Cơ quan thuế cũng có hướng dẫn về các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, trong đó có viện dẫn Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Vì vậy, vấn đề không nằm ở việc “có được tối ưu hay không”, mà nằm ở chỗ doanh nghiệp có hiểu và áp dụng đúng quy định hay không.
3. Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp SME có thể đang đóng thuế cao hơn cần thiết
Doanh nghiệp của Anh Tuấn bắt đầu nghi ngờ khi thấy số thuế phải nộp hằng năm cao hơn một số công ty xây dựng cùng quy mô. Sau khi luật sư thuế rà soát, nhiều dấu hiệu bất cập được phát hiện.
Thứ nhất, công ty có nhiều khoản chi thực tế nhưng chưa có đủ hóa đơn, chứng từ hoặc hợp đồng phụ trợ. Điều này khiến chi phí không được tính đầy đủ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Thứ hai, hợp đồng với khách hàng và nhà thầu phụ chưa được thiết kế tối ưu về mặt thuế. Nhiều điều khoản thanh toán, nghiệm thu, xuất hóa đơn, bảo hành công trình chưa rõ ràng, dẫn đến khó chứng minh bản chất chi phí khi cần giải trình.
Thứ ba, công ty chưa tận dụng các chính sách hỗ trợ hoặc ưu đãi thuế phù hợp. Doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh có thể được hỗ trợ lệ phí môn bài trong thời hạn nhất định theo thông tin từ cơ quan thuế. Ngoài ra, các quy định về ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp cũng thay đổi theo thời gian, nên doanh nghiệp cần rà soát định kỳ để tránh bỏ sót quyền lợi hợp pháp.
Thứ tư, quy trình kế toán – thuế của công ty chưa có bước kiểm tra pháp lý trước khi quyết toán. Mọi việc chủ yếu được xử lý vào cuối kỳ, khi hồ sơ đã phát sinh xong, khiến việc điều chỉnh trở nên khó khăn.
4. Luật sư thuế đã giúp công ty Anh Tuấn như thế nào?
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, luật sư thuế không chỉ xem số liệu kế toán mà còn rà soát toàn bộ cấu trúc vận hành của doanh nghiệp. Đối với công ty xây dựng, các yếu tố quan trọng gồm hợp đồng thi công, hợp đồng thầu phụ, hóa đơn vật tư, bảng lương nhân công, chứng từ thanh toán, biên bản nghiệm thu, hồ sơ công trình và dòng tiền thực tế.
Từ kết quả rà soát, luật sư thuế chỉ ra những khoản chi có thể được chuẩn hóa để ghi nhận hợp lệ trong các kỳ tiếp theo. Đồng thời, các mẫu hợp đồng được điều chỉnh để làm rõ trách nhiệm xuất hóa đơn, thời điểm thanh toán, hồ sơ nghiệm thu và căn cứ xác định chi phí.
Một số khoản chi trước đây bị bỏ sót cũng được phân loại lại. Ví dụ: chi phí quản lý công trình, chi phí khảo sát, chi phí vận chuyển vật liệu, chi phí thuê nhân công thời vụ, chi phí bảo hộ lao động, chi phí bảo hành công trình… Nếu có đủ căn cứ hợp pháp, đây đều có thể là những khoản chi quan trọng giúp phản ánh đúng lợi nhuận thực tế của doanh nghiệp.
Kết quả là công ty của Anh Tuấn không phải “lách luật”, nhưng vẫn có thể giảm nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp nhờ ghi nhận đúng chi phí, chuẩn hóa hồ sơ và hạn chế sai sót trong kê khai.
5. Tối ưu thuế hợp pháp khác gì với trốn thuế?
Đây là điểm chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Tối ưu thuế hợp pháp là việc áp dụng đúng quy định để doanh nghiệp không phải nộp nhiều hơn số thuế thực sự phải nộp. Doanh nghiệp vẫn kê khai trung thực doanh thu, chi phí, lợi nhuận và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước.
Trong khi đó, trốn thuế là hành vi gian dối như che giấu doanh thu, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, kê khai chi phí không có thật, lập hai hệ thống sổ sách hoặc cố tình không kê khai nghĩa vụ thuế. Đây là hành vi có thể dẫn đến truy thu, phạt hành chính, thậm chí bị xử lý hình sự nếu đủ yếu tố cấu thành.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên tự ý “tối ưu” bằng các mẹo truyền miệng. Cách an toàn hơn là rà soát cùng luật sư thuế hoặc chuyên gia thuế có kinh nghiệm để đảm bảo mọi phương án đều có cơ sở pháp lý.
6. Bài học cho các doanh nghiệp SME
Từ câu chuyện của Anh Tuấn, có thể rút ra một bài học quan trọng: doanh nghiệp nhỏ không có nghĩa là được phép quản trị thuế sơ sài. Ngược lại, vì nguồn lực hạn chế, SME càng cần quản lý thuế chặt chẽ để tránh vừa đóng thuế dư, vừa tiềm ẩn rủi ro khi bị kiểm tra.
Chủ doanh nghiệp nên định kỳ rà soát hồ sơ thuế, đặc biệt trước kỳ quyết toán. Các hợp đồng lớn, hợp đồng thi công, hợp đồng thuê khoán, hợp đồng thầu phụ nên được kiểm tra kỹ trước khi ký. Những khoản chi thường xuyên cần có quy trình chứng từ rõ ràng ngay từ đầu, thay vì chờ đến cuối năm mới bổ sung.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần cập nhật quy định mới về thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, hóa đơn điện tử, chi phí được trừ và các ưu đãi liên quan. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp mới số 67/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/10/2025, cho thấy chính sách thuế vẫn tiếp tục thay đổi và doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên.
7. Khi nào doanh nghiệp nên gặp luật sư thuế?
Doanh nghiệp SME nên cân nhắc gặp luật sư thuế khi nhận thấy số thuế phải nộp tăng bất thường, chi phí thực tế nhiều nhưng lợi nhuận kế toán vẫn cao, hợp đồng kinh doanh chưa được rà soát, kế toán thường xuyên xử lý theo kinh nghiệm, hoặc doanh nghiệp chuẩn bị bị thanh tra, kiểm tra thuế.
Việc gặp luật sư thuế không chỉ để xử lý rủi ro đã xảy ra. Quan trọng hơn, luật sư có thể giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình thuế bài bản cho các năm sau: từ cách soạn hợp đồng, lưu chứng từ, tổ chức thanh toán, ghi nhận chi phí đến chuẩn bị hồ sơ giải trình khi cần.
Kết luận
Câu chuyện của Anh Tuấn cho thấy, nhiều doanh nghiệp SME không cố tình sai, nhưng vẫn có thể chịu thiệt vì không hiểu đúng quy định thuế. Việc đóng thuế đầy đủ là nghĩa vụ bắt buộc, nhưng đóng cao hơn mức cần thiết do quản trị thuế kém lại là điều doanh nghiệp hoàn toàn có thể phòng tránh.
Tối ưu thuế cho doanh nghiệp SME không phải là trốn thuế, mà là quản lý thuế thông minh, minh bạch và hợp pháp. Với sự hỗ trợ của luật sư thuế, doanh nghiệp có thể rà soát lại chi phí, hợp đồng, chứng từ và quy trình nội bộ để giảm nghĩa vụ thuế đúng luật, đồng thời xây dựng nền tảng tài chính an toàn hơn cho các năm tiếp theo.